- Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w wyjątkowych sytuacjach życiowych, takich jak ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby.
- Wymiar dni wolnych zależy od okoliczności, np. 2 dni na ślub własny czy zgon małżonka i 1 dzień na ślub dziecka lub pogrzeb teściowej.
- Wniosek o urlop należy złożyć do pracodawcy, najlepiej jak najszybciej po danym wydarzeniu – nie można go jednak odmówić, jeśli spełnia warunki.
- Urlop okolicznościowy nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego i jest w pełni płatny, co reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy.
Prawo pracy przewiduje sytuacje, w których pracownik może skorzystać z urlopu w związku z wyjątkowymi okolicznościami życiowymi. Mowa o urlopie okolicznościowym, który przysługuje m.in. w przypadku ślubu, narodzin dziecka czy śmierci bliskiej osoby. Ile dni urlopu okolicznościowego można otrzymać? Kiedy zgłosić wniosek? Jak wygląda procedura? Sprawdź najważniejsze informacje.
Urlop okolicznościowy – ile dni przysługuje?
Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju zdarzenia, które uprawnia do skorzystania z dni wolnych. Prawo przewiduje różne długości urlopu w zależności od sytuacji – nieco więcej wolnego przysługuje np. w przypadku ślubu własnego niż ślubu dziecka. Podobnie, większą liczbę dni można otrzymać w związku ze śmiercią najbliższego członka rodziny. Poniższa tabela przedstawia dokładny podział dni wolnych w zależności od okoliczności.
| Okoliczność | Liczba dni wolnych |
|---|---|
| Ślub pracownika | 2 dni |
| Ślub dziecka pracownika | 1 dzień |
| Narodziny dziecka | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb małżonka | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb dziecka | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb ojca/matki | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb ojczyma/macocha | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb brata/siostry | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb teściowej/teścia | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb babci/dziadka | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb osoby na utrzymaniu pracownika | 1 dzień |
Kiedy zgłosić urlop okolicznościowy?
Wolne okolicznościowe nie jest przyznawane automatycznie – pracownik musi złożyć wniosek do pracodawcy. Najlepiej zrobić to jak najszybciej po wystąpieniu okoliczności, która uzasadnia jego udzielenie. Można także ubiegać się o urlop w innym terminie, jednak musi on pozostawać w logicznym związku z danym wydarzeniem.
Jak wygląda procedura wnioskowania?
Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik powinien:
- Sporządzić wniosek – może to być formularz elektroniczny lub tradycyjny dokument pisemny.
- Określić datę i powód urlopu – np. ślub, narodziny dziecka, pogrzeb bliskiego.
- Dostarczyć wniosek pracodawcy – bezpośrednio lub przez system HR, jeśli firma taki posiada.
- Oczekiwać akceptacji – pracodawca nie może odmówić urlopu, jeśli termin jest zgodny z okolicznością.
Czy urlop okolicznościowy pomniejsza urlop wypoczynkowy?
Nie! Wolne okolicznościowe nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego, ponieważ jest to odrębna forma zwolnienia od pracy, przysługująca pracownikowi w szczególnych okolicznościach życiowych. Oznacza to, że liczba dni wolnych z tego tytułu nie jest odliczana od puli dni urlopu wypoczynkowego, do której pracownik ma prawo zgodnie z Kodeksem pracy.
Dodatkowo pracownik zachowuje pełne wynagrodzenie za czas trwania urlopu okolicznościowego. Wynika to z § 16 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r., które stanowi, że za okres zwolnienia od pracy w ramach urlopu okolicznościowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obliczane według zasad stosowanych przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Wynagrodzenie jest obliczane tak jak za urlop wypoczynkowy – oznacza to, że bierze się pod uwagę stałe składniki wynagrodzenia oraz ewentualne premie lub dodatki, które przysługują zgodnie z regulaminem wynagradzania. Co więcej, nie trzeba ,,odrabiać” dni wolnych. Tego typu dzień wolny przysługuje niezależnie od stażu pracy – nawet nowo zatrudnieni pracownicy mogą skorzystać z tego prawa, jeśli wystąpią odpowiednie okoliczności.
Trzeba pamiętać, że pracodawca nie może odmówić przyznania urlopu okolicznościowego, jeśli pracownik spełnia warunki jego uzyskania i złożył stosowny wniosek w terminie związanym z danym wydarzeniem.
Czy trzeba udokumentować powód urlopu?
W większości przypadków pracodawcy nie wymagają przedstawienia aktu ślubu, zgonu czy narodzin. Wystarczy oświadczenie pracownika. Jeśli jednak zaistnieją wątpliwości, konieczne może się okazać przygotowanie stosownego dokumentu do wglądu.
Dni wolne od pracy w 2025 roku
Oprócz urlopu okolicznościowego, który wypada niespodziewanie, pracownik planujący urlop powinien uwzględnić dni wolne od pracy w 2025 roku, które mogą pokrywać się z ważnymi wydarzeniami. Należą do nich:
- Nowy Rok – 1 stycznia (środa),
- Święto Trzech Króli – 6 stycznia (poniedziałek),
- Wielkanoc – 20-21 kwietnia (niedziela i poniedziałek),
- Święto Pracy – 1 maja (czwartek),
- Święto Konstytucji 3 Maja – 3 maja (sobota),
- Boże Ciało – 19 czerwca (czwartek),
- Wniebowzięcie NMP – 15 sierpnia (piątek),
- Wszystkich Świętych – 1 listopada (sobota),
- Święto Niepodległości – 11 listopada (wtorek),
- Boże Narodzenie – 25-26 grudnia (czwartek i piątek).
Odbiór dnia wolnego za święto przypadające w sobotę – kto i kiedy może skorzystać?
Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, jeśli ustawowe święto wypada w sobotę, pracownik ma możliwość do jego odzyskania. Odbiór dnia wolnego za sobotę następuje w innym terminie, ustalonym przez pracodawcę w porozumieniu z załogą lub na podstawie regulaminu pracy.
Przykładowo, w 2025 roku Święto Konstytucji 3 Maja przypada w sobotę. W związku z tym pracownikom przysługuje dodatkowy dzień wolny, który może zostać wyznaczony np. na piątek 2 maja lub inny dogodny termin, określony przez pracodawcę.
Czy każdy pracownik może skorzystać z odbioru dnia wolnego za sobotę? Nie każdy. Prawo do dodatkowego dnia wolnego dotyczy głównie pracowników pracujących od poniedziałku do piątku. Pracownicy, którzy standardowo pracują w soboty lub mają nieregularny grafik pracy, nie zawsze mogą skorzystać z tego przywileju.
Jak zautomatyzować proces wnioskowania o urlop okolicznościowy?
W firmach takich jak Foodcom S.A. wdraża się specjalistyczne systemy HR, które pozwalają na szybkie składanie i zatwierdzanie wniosków. Elektroniczne zarządzanie urlopami pozwala m.in. na:
- składanie wniosków online,
- monitorowanie statusu urlopu,
- tworzenie raportów o absencjach,
- automatyczne wyznaczanie zastępstwa.
W ten sposób proces jest znacznie szybszy i bardziej przejrzysty, co ułatwia zarządzanie czasem pracy.
Urlop okolicznościowy – Twoje prawo w ważnych momentach życia
Urlop okolicznościowy to ważne uprawnienie pracownika, które pozwala mu skupić się na istotnych wydarzeniach życiowych. Trzeba znać swoje prawa i wiedzieć, jak poprawnie zgłosić taki urlop. Wykorzystanie nowoczesnych systemów HR, takich jak w Foodcom S.A., ułatwia i automatyzuje ten proces, czyniąc go bardziej wygodnym dla pracownika i pracodawcy.
