Faktura pro forma – co to jest?
Faktura pro forma to dokument handlowy, który pełni funkcję oferty sprzedaży i informuje kupującego o warunkach przyszłej transakcji, ale nie jest dokumentem księgowym ani zobowiązaniem do zapłaty. Wystawiana jest przed realizacją dostawy lub usługi i służy do określenia ceny, ilości, warunków płatności oraz dostawy. Faktura pro forma jest często używana w handlu międzynarodowym, gdzie stanowi podstawę do załatwienia formalności celnych, uzyskania akredytywy lub potwierdzenia warunków zamówienia przed wystawieniem właściwej faktury VAT.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Jakie informacje zawiera faktura pro forma?
Faktura pro forma powinna zawierać nagłówek „Faktura pro forma”, aby odróżnić ją od faktury VAT. Powinna także zawierać dane sprzedawcy i kupującego, w tym nazwę firmy, adres oraz NIP lub inne identyfikatory podatkowe. Dokument ten musi mieć numer i datę wystawienia dla celów referencyjnych. Istotnym elementem jest również opis towaru lub usługi, uwzględniający nazwę, ilość, cenę jednostkową i wartość całkowitą. Należy w niej określić warunki płatności, takie jak sposób i termin zapłaty, a także warunki dostawy – np. zgodnie z Incoterms (FOB, CIF, EXW). W przypadku transakcji międzynarodowych konieczne jest również wskazanie waluty transakcji.
2. Czym różni się faktura pro forma od faktury VAT?
Faktura pro forma różni się od faktury VAT pod kilkoma względami. Podczas gdy faktura pro forma pełni rolę oferty handlowej, faktura VAT jest dokumentem księgowym. Faktura pro forma nie zobowiązuje do zapłaty, natomiast faktura VAT stanowi podstawę do uregulowania należności. Ponadto faktura pro forma nie podlega księgowaniu i nie zawiera podatku VAT, podczas gdy faktura VAT musi uwzględniać należny podatek oraz stanowi podstawę do dostawy towaru lub realizacji usługi.
3. Kiedy stosuje się fakturę pro forma?
Faktura pro forma jest wykorzystywana w różnych sytuacjach. Może służyć jako wycena dla klienta przed finalizacją transakcji, umożliwiając akceptację warunków zakupu. Jest również wykorzystywana jako podstawa do odprawy celnej w imporcie i eksporcie. W niektórych przypadkach banki wymagają faktury pro forma do uruchomienia finansowania lub założenia akredytywy bankowej. Ponadto faktura ta znajduje zastosowanie w przetargach i negocjacjach handlowych jako dokument przedstawiający warunki współpracy.
4. Czy faktura pro forma zobowiązuje do zapłaty?
Faktura pro forma nie jest dokumentem zobowiązującym do zapłaty i nie powoduje obowiązku podatkowego. Dopiero faktura VAT lub inny dokument księgowy stanowi podstawę do uregulowania należności. Oznacza to, że faktura pro forma nie ma mocy prawnej jako dokument płatniczy i nie może być podstawą do egzekwowania płatności.
5. Jakie są zalety faktury pro forma?
Faktura pro forma jest bezpiecznym narzędziem komunikacji warunków sprzedaży, ponieważ nie nakłada na strony żadnych zobowiązań księgowych ani podatkowych. Jest szczególnie przydatna w procesach celnych i finansowych, ułatwiając formalności związane z handlem międzynarodowym. Dodatkowo jej elastyczność pozwala na wprowadzanie zmian i modyfikacji przed wystawieniem właściwej faktury VAT.
Faktura pro forma (Pro Forma Invoice) to niezobowiązujący dokument ofertowy, który przedstawia szczegóły transakcji przed jej realizacją, ale nie ma wartości księgowej ani prawnej jako dokument płatniczy. Jest powszechnie stosowana w handlu krajowym i międzynarodowym jako podstawa do finalizacji zamówienia i odprawy celnej.
