Was ist eine Pro-forma-Rechnung?
Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Handelsdokument, das als Verkaufsangebot dient und den Käufer über die Bedingungen einer zukünftigen Transaktion informiert, aber kein Buchhaltungsdokument oder eine Zahlungsverpflichtung darstellt. Sie wird vor der Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung ausgestellt und dient zur Festlegung von Preis, Menge, Zahlung und Lieferbedingungen. Eine Pro-forma-Rechnung wird häufig im internationalen Handel verwendet, wo sie als Grundlage für Zollformalitäten, die Beschaffung eines Akkreditivs oder die Bestätigung der Bestellbedingungen dient, bevor die eigentliche Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt wird.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Welche Informationen enthält eine Pro-forma-Rechnung?
Die Pro-forma-Rechnung sollte die Überschrift „Pro-forma-Rechnung“ tragen, um sie von einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer zu unterscheiden. Sie sollte außerdem die Angaben des Verkäufers und Käufers enthalten, einschließlich des Firmennamens, der Adresse und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder anderer Steuerkennzeichen. Dieses Dokument muss eine Nummer und ein Ausstellungsdatum zu Referenzzwecken enthalten. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Name, Menge, Einzelpreis und Gesamtwert. Außerdem sollten die Zahlungsbedingungen, wie z. B. Zahlungsart und -datum, sowie die Lieferbedingungen, z. B. gemäß Incoterms (FOB, CIF, EXW), angegeben werden. Bei internationalen Transaktionen muss auch die Transaktionswährung angegeben werden.
2. Was ist der Unterschied zwischen einer Pro-forma-Rechnung und einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer?
Eine Pro-forma-Rechnung unterscheidet sich in mehreren Punkten von einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Während eine Pro-forma-Rechnung als kommerzielles Angebot dient, ist eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ein Buchhaltungsbeleg. Eine Pro-forma-Rechnung verpflichtet Sie nicht zur Zahlung, während eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer die Grundlage für die Zahlung ist. Darüber hinaus unterliegt eine Pro-forma-Rechnung nicht der Buchhaltung und enthält keine Mehrwertsteuer, während eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer die fällige Steuer enthalten muss und die Grundlage für die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen ist.
3. Wann wird eine Pro-forma-Rechnung verwendet?
Eine Pro-forma-Rechnung wird in verschiedenen Situationen verwendet. Sie kann dem Kunden vor Abschluss der Transaktion als Angebot dienen und ihm die Annahme der Einkaufsbedingungen ermöglichen. Sie dient auch als Grundlage für die Zollabfertigung bei Import und Export. In manchen Fällen verlangen Banken eine Pro-forma-Rechnung, um eine Finanzierung freizugeben oder ein Akkreditiv einzurichten. Darüber hinaus wird diese Rechnung bei Ausschreibungen und Handelsverhandlungen als Dokument verwendet, das die Bedingungen der Zusammenarbeit darlegt.
4. Bin ich durch eine Pro-forma-Rechnung zur Zahlung verpflichtet?
Eine Proforma-Rechnung ist kein Dokument, das Sie zur Zahlung verpflichtet und keine Steuerschuld begründet. Nur eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer oder ein anderes Buchhaltungsdokument ist die Grundlage für die Zahlung. Das bedeutet, dass eine Proforma-Rechnung keine rechtliche Gültigkeit als Zahlungsdokument hat und nicht als Grundlage für die Durchsetzung einer Zahlung verwendet werden kann.
5. Welche Vorteile bietet eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein sicheres Instrument zur Kommunikation von Verkaufsbedingungen, da sie keine buchhalterischen oder steuerlichen Verpflichtungen für die Parteien mit sich bringt. Sie ist besonders nützlich bei Zoll- und Finanzprozessen und erleichtert Formalitäten im Zusammenhang mit dem internationalen Handel. Darüber hinaus ermöglicht ihre Flexibilität Änderungen und Anpassungen, bevor die eigentliche Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt wird.
Eine Pro-forma-Rechnung ist ein unverbindliches Angebotsdokument, das die Details einer Transaktion vor ihrer Durchführung darstellt, aber als Zahlungsdokument keinen buchhalterischen oder rechtlichen Wert hat. Sie wird im nationalen und internationalen Handel häufig als Grundlage für den Abschluss einer Bestellung und die Zollabfertigung verwendet.
